חתימה אלקטרונית היא כלי חשוב בארגונים, מכיוון שהיא משנה את האופן שבו מסמכים נחתמים. זוהי שיטה דיגיטלית של חתימה רגילה בכתב יד, אבל ההשלכות והיישומים שלה בעולם העסקים מגיעים הרבה מעבר לחתימה בעט על ניירת רשמית.
נתחיל עם הבנת המושג חתימה אלקטרונית
חתימה זו היא מושג משפטי הכולל שיטות וטכנולוגיות שונות המשמשות לחתימה דיגיטלית על מסמכים ורשומות.
היא ניתנת ליישום על כל מסמך רשמי, מתמונה סרוקה של חתימה בכתב יד ועד לשם שמוקלד בסוף הודעת דואר אלקטרוני, או שיטות מתוחכמות יותר כמו חתימות דיגיטליות באמצעות טכנולוגיות הצפנה.
קבלה במסגרת משפטית
הקבלה המשפטית של חתימה אלקטרונית הייתה גורם עיקרי לפופולריות שלה, מכיוון שיש לה מעמד משפטי זהה לחתימות הרגילות בכתב יד, הודות לחוקים כגון חוק החתימות האלקטרוניות במסחר העולמי והלאומי (ESIGN) בארצות הברית ורגולציה של שירותי זיהוי ושירותי אמון אלקטרוניים (eIDAS) באיחוד האירופאי.
חוקים אלה מאפשרים לוודא שלא ניתן לשלול תוקף משפטי של מסמך או חוזה רק בגלל שהם נחתמים באופן אלקטרוני.
איך עובדות חתימות אלקטרוניות
כדי להבין איך ליישם חתימות אלקטרוניות, חשוב להבין תחילה איך הן עובדות:
תהליך היצירה: התהליך מתחיל ביצירת החתימה האלקטרונית, באופן שיכול להיות פשוט כמו הקלדת שם על מסמך או באופן מורכב כמו שימוש בחתימה מבוססת תעודה דיגיטלית.
אינטגרציה: בשלב הבא, החתימה משולבת במסמך האלקטרוני. ניתן להקל על שילוב זה באמצעות תוכנת חתימה אלקטרונית המטביעה את החתימה במסמך, ויוצרת אותה כחלק מהקובץ.
שלב האימות: פתרונות רבים של חתימות אלקטרוניות כוללים גם מנגנוני אימות. הם יכולים לעקוב אחר מי שחתם על המסמך, מתי הוא נחתם, ולאשר את תקינות המסמך לאחר החתימה, כדי לוודא שהוא לא השתנה.
יישומים בארגונים
היישומים של חתימה אלקטרונית בארגונים הם עצומים ומגוונים:
ניהול חוזים: השימוש הנפוץ ביותר בחתימות אלקטרוניות הוא בחתימה על חוזים, להאצת תהליך ההסכם והביצוע, חסכון בזמן והפחתת העלויות הקשורות להדפסה, משלוח ואחסון מסמכים פיזיים.
משאבי אנוש: במחלקות משאבי אנוש, חתימות אלקטרוניות מייעלות את תהליך ההצטרפות לארגון מכיוון שהן מאפשרות לעובדים חדשים לחתום דיגיטלית על חוזי עבודה, הסכמי סודיות ומסמכי הצטרפות אחרים.
התאימות וההיבט המשפטי: חתימה אלקטרונית מאפשרת לבעלי עסקים שמשתמשים בה, לעמוד בדרישות משפטיות שונות, במיוחד במגזרים כמו בנקאות, בריאות ונדל\"ן, שבהם האותנטיות של החתימות היא החשובה ביותר.
מכירות ושירות לקוחות: חתימות אלקטרוניות יכולות להאיץ את תהליכי המכירה באמצעות אפשרות לחתימה מיידית על הסכמי מכירה וחוזי שירות, שיפור חווית הלקוח ויעילות תפעולית.
היתרונות של חתימות אלקטרוניות
גם במונחים של יתרונות, חתימות אלקטרוניות מייעלות באופן משמעותי תהליכים רשמיים, מכיוון שהן מפחיתות באופן משמעותי את הזמן שנדרש לאבטחת חתימות, מימים או שבועות לדקות בלבד, ומבטלות את הצורך בחומרים פיזיים, מה שמוביל גם להפחתת עלויות הניהול.
