התקשורת בעסק משמשת נדבך חשוב ליכולת לתאם בין לקוחות, בעלי תפקידים בעסק, ספקים ואנשי לוגיסטיקה. לכן, ישנה חשיבות רבה בהוספת פתרונות גמישים שיכולים להתאים גם לתקשורת בין קווים נייחים, סלולריים ושיחות מעבר לים. למרבה המזל, בעשורים האחרונים התפתחו אינספור פתרונות מבוססי ענן שהופכים את התקשורת העסקית לפשוטה ממש בלחיצת כפתור. במאמר זה נדון בהרחבה ביכולות של מרכזיה כזו וכיצד היא יכולה לעזור לעסק.
מהן מרכזיות בענן?
מרכזיות בענן הן מערכות ממוחשבות, מבוססות רשת, המאפשרות ליצור קשר באמצעות כתובות IP. מרכזיה זו מאגדת בין הקווים האנלוגיים המוכרים מהמרכזיות הקלאסיות לקווים חכמים יותר בעלי יכולות מוגברות. בעבר, ארגון שהיה מעוניין לשלב מרכזיה בענן היה נאלץ לבנות תשתית שרתים כבדה שדורשת תחזוקה שוטפת, ולהעסיק מומחה תקשורת להוספת שלוחות, הקלטת הודעות קוליות, הגדרת ניתובי שיחות והפניות ואפילו הקלטה של השיחות.
היום, כל השירותים הללו קלילים מאד ואינם דורשים ידע רב במערכות תקשורת. המערכת מנוהלת בצורה מאובטחת באמצעות ממשקים ויזואליים קלים להבנה ולהפעלה, וניתן להגדיר שלוחה חדשה או מספר טלפון נוסף בלחיצת כפתור. בתוך יום־יומיים ניתן להתקין מרכזיות טלפון בסניף אחד של החברה או במספר סניפים במקביל, ולקשר ביניהן במהירות הבזק.
לא מרוצים מהדרך שבה החיווט של המרכזיה הקיימת משפיע על נראות המשרד? מרכזיות אלה כוללות כמות מעטה יותר של חוטים שמפוזרים בארונות התקשורת בהשוואה למרכזיה אנלוגית, וכמו כן, ניתן להתקין את המרכזייה בתוך החברה או בשרתים חיצוניים ורק להתחבר אליה מרחוק. קל מאד להגדיר שלוחות הנמצאות מאחורי הטלפונים או להוציא את החיווט כולו ולהשתמש בנקודות טלפוניות מבוססות IP המתחברות ישירות למחשב. כך, העברה של שלוחה ממשרד למשרד הופכת לקלילה ומהירה.
אין זה משנה היכן עובדי החברה נמצאים
בזכות היתרונות הרבים של מרכזיה לעסק באמצעות פתרונות מבוססי ענן, החברה יכולה להתנהל מכל מקום. בעידן משבר הקורונה, למשל, כאשר צוותים רבים עברו לעבודה מהבית היה ניתן להגדיר במהירות את השלוחות החדשות להפניה לטלפונים ניידים. כך, כל נציג מכירות יכול להפנות את השיחה לעמיתיו לעבודה גם אם הם נמצאים בצד השני של הגלובוס.
ממשקים מאובטחים
יתרון משמעותי נוסף שיש למרכזיה בענן הוא אבטחת המידע העובר במרכזיה. כל הפתרונות הללו מבוצעים באמצעות שרתים מאובטחים הן ברמת החומרה והן ברמת התוכנה. לכן, האזנה לקווים המבוססים על מרכזיה בענן קשה יותר מהאזנה לקווים אנלוגיים. בעבר, כל שנדרש היה רק להתחבר למרכזיה בעסק ולשמוע את השיחות המבוצעות. היום, כל המידע הקולי עובר בצורה מוצפנת. עבור אוזן זרה שאינה מקבלת את המידע המוצפן לאחר שהומר למידע קולי, השיחה נשמעת כמו רעש סטטי בלבד, ולא ניתן להבין ממנו דבר מהנאמר בשיחה.
אך ורק המשתמשים המורשים בחברה יכולים לשנות את ההגדרות המופיעות בממשק הניהול של מערכת הטלפוניה בענן. לכן, אם עובד מעוניין ליצור שיחת עקוב אחרי, הוא יכול לשנות רק את השלוחה שלו. מנהל בכיר יותר יכול לשנות את כל השלוחות בתוך המחלקה. ניתן לעקוב לאורך כל היום אחר השיחות הנכנסות והיוצאות, לראות שהמערכת פועלת כשורה ואף לשמוע את ההקלטות של השיחות אם החלטתם להוסיף את השירות הזה למרכזיה בענן.
באמצעות מרכזיה בענן חוסכים את כל העלויות לספקי התקשורת הנוספים
למרכזיה זו יש יתרון אחד נוסף והוא משמעותי ביותר עבור ארגונים בינוניים וגדולים. ספקי התקשורת גובים עלות עבור כל שלוחה, והפעלה של מרכזיה אנלוגית יכולה להגיע למאות ואפילו אלפי שקלים לשנה, בעוד שהעלויות לתפעול מרכזיה בענן הן מינוריות.
כמו כן, אפשר להתאים את היקף השיחות, מספר השלוחות ואפילו שטח האחסון של השיחות המוקלטות לצרכי החברה בצורה גמישה. כך, אם אתם זקוקים לכמות גדולה של שלוחות בתקופה שבה כמות ההזמנות בחברה גדלה או שצריך לשרת לקוחות רבים בשל תקלה באחד מהמוצרים, הרחבת המרכזיה לשלוחות רבות נוספות מתבצעת בתוך זמן קצר ובעלויות מינימליות.
מגוון רחב של מאפיינים מיוחדים
לא כל עסק מודע בהתחלת הדרך למאפיינים הרבים שכוללת מרכזייה בענן. בין השאר ניתן לבצע בה שיחות ועידה מרובות משתתפים כאשר חלק מהם נמצא ברכב ומשתמש בטלפון הנייד, חלק עובדים עם סופט פון (המותקן על המחשב) ואחרים עונים מהמשרד בקו הנייח.
ניתן גם ליצור אינטגרציה עם מערכת המחשוב בעסק. למשל, אם אתם מפעילים קול־סנטר או הלפ־דסק, ורוצים לדעת מי הלקוח המתקשר, אפשר לחבר את המרכזייה עם תוכנות ייעודיות ל-CRM שלכם ולייעל את פעילות העסק באופן משמעותי.
לצד כל היתרונות הללו תמצאו גם אפשרות להוספה של ממשקי שיחות וידאו, שלוחות המחוברות לקווים מעבר לים, הקלטות של שיחות בזמן אמת (כאשר הטלפן לוחץ על קוד מסויים והשיחה מתחילה להיות מוקלטת) וכן גישה להקלטות בהתאם ללקוח תוך התממשקות עם תוכנת ה-CRM בעסק.
לסיכום, מרכזיה בענן מהווה היום את חוד החנית בתחום התקשורת, ויכולה לשנות מקצה לקצה את הדרך שבה לקוחות וספקים מתקשרים עמכם. כל זאת באמצעות התקנה קלה, פשוטה וכמובן מאובטחת היטב.
